Создание коммуникационной системы это – создание системы эффективного производственного общения участников проекта. Поскольку, в основном, это горизонтальные связи самостоятельных юридических и физических лиц требуется документальное подтверждение передачи и получения информации.
читать дальше
Документ является первичным элементом коммуникационной системы проекта, носителем письменной или графической информации.
КСП это закрытая система, доступная определенному кругу пользователей (участники проекта на всех его стадиях: заказчик, инвесторы, команда проекта, исполнители). Для внешних пользователей (общественности) в зависимости от масштаба проекта предусматриваются специальные каналы информации.
Состав пользователей по ходу проекта изменяется.
Документы могут быть классифицированы по разным признакам. Для создания целенаправленной КСП их можно разделить на:
- Документы общего пользования: нормативно- техническая, организационно- распорядительная, информационно- справочная, плановая…
- Документы оперативного характера: подтверждение начала и окончания работ, контроль сроков, контроль объемов работ, служебные записки, информация об изменениях и сбоях в работе, управленческие решения…
- Документы для управления проектом: учредительные документы, предпроектные и проектные материалы, контракты, расчетно-платежная, отчетная и накопительная информация, сводный план проекта…
- Документы для общественности: пресс-релизы, видеоматериалы, публичная отчетность, сообщения официальных лиц…
Требования к оформлению документов определяются заранее и являются условием сотрудничества. В любом случае они должны иметь реквизиты отправителя и получателя.